A képzési adminisztráció törvényi kötelezettség, de egyben kulcsfontosságú a vállalatok számára, hiszen segítségével figyelemmel kísérhetjük a munkavállalók fejlődését és hozzájárul a szervezet versenyképességének növeléséhez.

Azonban, ha ezeket az adatokat egy jól működő rendszerben kezeljük akkor lehetővé válik, hogy a szervezet átláthatóan és hatékonyan nyilvántartsa a munkavállalók képzettségét, képzési igényeit és fejlődési lehetőségeit. Ezek a rendszerek nem csupán adatbázisok, hanem stratégiai eszközök is a sikeresség fenntartásában és fejlesztésében.

Az ideális emberek megtalálása, akik a megfelelő területen és a megfelelő időben végeznek munkát, kihívást jelent minden vállalat számára. Ez az, ami hozzájárul a sikerességhez. Ennek eléréséhez elengedhetetlen egy jó képzési adminisztrációs rendszer mely lehetővé teszi, hogy a szervezetek a leghatékonyabb módon használják ki a képzési forrásaikat és biztosítsák, hogy a munkavállalók a szükséges képességekkel és tudással rendelkezzenek a munkájuk elvégzéséhez.

A képzési rendszer átláthatóságához pedig az egyik legjobb megoldás a kompetencia mátrix használata, ami egy olyan táblázatalapú eszköz, amely segít beazonosítani azokat a képességeket, melyekkel a dolgozók már rendelkeznek, illetve azokat, amelyek fejlesztésére, elsajátítására szükség van a sikeres kivitelezéséhez vagy egy pozíció betöltéséhez.

Egyes vállalatok esetében, mint az ipari és speciálisabb szektorokban, azon belül is a biztonságtechnika vagy a repülés területén elengedhetetlen, hogy a képzési rendszereket kizárólag kompetencia mátrix segítségével alakítsuk ki. Ugyanis egy-egy feladat elvégzése szigorú követelményeket és hozzáértést igényel, ehhez pedig arra van szükség, hogy a dolgozók kimondottan olyan képzésekben vegyenek részt, melyek célzottan fejlesztik a készségeiket.

A képzési adminisztráció sok esetben túl körülményes, sok adminisztrációval járnak vagy épp nem felelnek meg a minőségi követelményeknek, ISO szabványoknak. Egy kompetencia mátrix létrehozása átlátást biztosít a vállalat alkalmazottainak erősségeiről. Azáltal, hogy egy előre meghatározott rendszer alapján tudjuk rögzíteni az adatokat.

Előszöris fontos, hogy ismernünk kell azokat a képességeket képzettségeket, amelyeket egy csapat vagy egy adott projekt igényel. Majd mérjük fel, ki milyen szinttel rendelkezik.

Négyféleképpen határozhatjuk meg a dolgozók képzettségi szintjét:
• Nem rendelkezik
• Alapvető szintű
• Közepes szintű
• Haladó szintű

Ezt követően meg kell tudnunk, hogy a munkavállaló mennyire érzi önazonosnak az adott feladatot vagy mennyire szeretne részt venni az adott projektben, illetve érdeklődik-e egy új terület, készség elsajátítása iránt. A kapott információk alapján pedig könnyedén meghatározható, hogy milyen hiányzó kompetenciáink vannak. Az így kapott adatok töltsük fel egy képzési adminisztrációs rendszerbe, hogy megfelelően és átláthatóan tudjuk kezelni.

Azonban a kapott adatok egy pillanatnyi állapotot mutatnak, nem szabad statikus eszközként kezelni. Folyamatosan frissítenünk kell az adatbázist, hogy naprakészek maradjuk a munkavállalóinkkal kapcsolatban.

Tehát a képzési adminisztráció lényege, hogy hatékonyan tudjuk kezelni, fejleszteni a munkavállalók készségeit és képességeit a vállalati környezetben. Ennek érdekében a képzési adminisztrációs rendszerek segítségével nyilvántarthatjuk és felmérhetjük a munkavállalók képzési igényeit, valamint hatékonyan tervezhetjük és koordinálhatjuk a képzési programokat. A rendszerek lehetővé teszik a munkavállalók teljesítményének és fejlődésének követését, valamint segítenek az erőforrások hatékonyabb felhasználásában, valamint a szervezeti célok elérésében. A megfelelő képzési adminisztrációs rendszer kialakítása és fenntartása magas prioritást élvez a a szervezeti versenyképesség és a munkavállalók hosszú távú sikere szempontjából.

Gyere el te is a HR Terasz következő adására, hogy megismerd szakértő vendégeken keresztül milyen a jó képzési adminisztrációs rendszer egy vállalat számára. Itt tudsz regisztrálni.