A munkavállalói adatok hatékony és biztonságos kezelése mindennapos kihívással állítja szembe a munkaadókat és a HR szakembereket. Hiszen a nem megfelelő program használata jelentősen nehezíti a munkavégzést, de ha például egyes információkhoz nem jut hozzá a célszemély, akkor annak súlyos következményei is lehetnek.
Az adatkezelés nem csak egyszerű adminisztratív feladat. Az információk begyűjtése, tárolása és védelme rengeteg komplexitást rejt magában.
A HR Terasz második adásában Fata László (juttatási szakértő és az esemény moderátora), Erzse Tibor (OLM Rendszer CEO-ja), valamint Dúcz Pál András (HR operatív igazgató, Dome Facility Service Group Kft.) életszerű példákon keresztül fejtették ki szakértői gondolataikat a témával kapcsolatban.
Rengeteg a munkavállalói adat. Mivel kell szembenéznie a cégeknek?
Amint egy munkavállalóval megállapodunk onnantól kezdve információk zöme kerül be róla a cég adatrendszerébe. Már a preboarding folyamat során is sok adatot kell tőle begyűjteni, ám ez a mennyiség a jogviszony alatt csak fokozódik, illetve változik. Hiszen új adatok jönnek létre például egy új képzettség megszerzése esetén, de változhatnak is az információk, például egy válás vagy házasságkötés során.
A szakértők szerint egy-egy munkavállaló esetében ez az adatmennyiség 150, de akár 1500 darab is lehet.
Éppen ezért a hatékony és biztonságos adatkezelés számos megoldandó feladat elé állít. Erzse Tibor ezzel kapcsolatban kiemelte:
„…van kihívás is az egészben, mert ezek az adatok, tehát ez a 150 darab adat, nem ugyanazon a helyen és nem ugyanabban az időben keletkezik. Ez az egyik legnagyobb kihívása az adatgyűjtésnek.”
Továbbá az, hogy ezeket az információkat folyamatosan frissen és naprakészen kell tartani. Illetve annak meghatározása és kivitelezése is feladja a leckét, hogy bizonyos adatokhoz csak bizonyos személyeknek lehessen hozzáférése. Mivel az adatok kezelését a GDPR szabályozza, amely megköveteli a szigorú adatvédelmi szabályok betartását. Vagyis, hogy mit, miért, kik kezelnek és kiknek van hozzáférési jogosultsága.
A beszélgetés során felmerült az a kérdéskör is, hogy mi történik akkor, ha a munkavállalói adatokat nem rögzítik megfelelően vagy hibásak, de a jogviszony megszűnésével kapcsolatos teendők és az adatkezelő programok is terítékre kerültek.
Papír, excel vagy HR szoftver? Milyen lehetőségek rejlenek bennük?
A munkahelyi adatkezeléshez használt eszközök függenek az adott cég nagyságától, dolgozói létszámától, ráfordítható költségeitől és a digitalizációs fejlettségétől.
Bár rengeteg adatkezelő program érhető el a piacon, Erzse Tibor mégis felhívta a figyelmet, hogy még mindig sokat használják a papír alapú adatgyűjtést.
Ettől egy magasabb foka az adatkezelésnek a már általánosnak számító excel táblázat, ami szakértőink szerint egy nagyvállalat estében nem a legjobb megoldás, mert a lehetőségei korlátozottak, ezért nem tud maximálisan hatékony megoldást nyújtani. Azonban egy pár fős cég esetében tökéletes eszköznek számíthat.
Megemlítették még az excel makrózott nyilvántartást és az access adatbázist, amiknek funkciói szintén limitáltak.
A legjobb megoldásnak tartják és ebben mindketten egyetértettek, hogy egy több száz vagy ezer fős cégnél legcélszerűbb egy – az igényeknek megfelelő – HR szoftver. De hogy a legideálisabbat sikerüljön megtalálni, Tibor szerint részletekbe menő tervezésre és tesztelésre van szükség.
Összességében az adatkezelő programokat tekintve Dúcz Pál felhívta a figyelmet:
„… az összes adatbázis bármiről is készül, az mindig csak annyira lesz hasznos, amennyire karban van tartva. Tehát ammennyiben nem kerül bele az adat, vagy hibásan kerül bele, akkor az a későbbiek során sem lesz használható.”
Ha mélyebben érdeklődsz a munkavállalói adatkezelés iránt, és szeretnéd megérteni a téma komplexitását, akkor érdemes megnézni az esemény videóját, ahol számos hasznos információval és életszerű példákkal szolgálnak a szakértőink. A videótárban itt egy ingyenes regisztrációt követően megtekintheted.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
