Egy vállalat sikerét nagyban befolyásolja, hogy valóban a megfelelő készségekkel rendelkező emberek dolgoznak-e benne. Az állandóan változó piaci környezetben lényeges szempont, hogy kiket alkalmazunk. Hozzásegítenek a célok eléréséhez? Lehet rájuk építeni? Számíthatunk rájuk egy kritikusabb időszakban? Ehhez nem elég egy egyszerű munkaerő tervezés. Ide stratégia kell!

A stratégiai munkaerő-tervezés proaktívan előrejelzi a szervezet jelenlegi és jövőbeli humán erőforrás igényeit. Ez elsősorban a szervezet közép vagy hosszú távú víziójának meghatározásával jön létre.

Célja, hogy biztosítsa a szervezet számára, hogy optimális mennyiségben

• a megfelelő emberek
• a megfelelő képességekkel
• a megfelelő áron
• a megfelelő időben
• és a megfelelő helyen végezzenek munkát.

Ezeknek a szempontoknak a teljesítése segít, hogy a vállalat a céljainak eléréséhez valóban a szükséges erőforrásokkal rendelkezzen. Így elkerülhető a túl sok vagy túl kevés munkavállaló alkalmazásának helyzete is.

A munkaerőforrás gazdálkodási tervnek köszönhetően elérhető egy olyan szervezet kialakítása, ahol minden részleg, minden munkakör egy állandó létszámmal és ideális képességekkel rendelkezik, ami jobb eredményekhez és magasabb megtérüléshez vezet.

Az emberi erőforrás terv készítése és megvalósítása több olyan előnyt is jelent a szervezet számára, ami az üzleti életben igencsak hasznosnak bizonyul.

A sikeres működéshez elengedhetetlen feltétel, hogy egy vállalat a költségeit optimális helyzetbe állítsa. Ennek egyik sarkalatos pontja az alkalmazottakkal járó bérek és járulékok nagysága, valamint a toborzással járó ráfordítások.

A valóban szükséges készségekről egy reális képet kaphatunk, ha teljesen áttekintjük a cég működését. Ebben segítséget jelet a munkaerő tervezés is, amivel sikeresen növelhető a termelékenység és jelentősen csökkenthetőek a költségek.

A meglévő munkaerő készségeinek az elemzése és ezek összevetése a jövőbeni célokkal, rálátást adnak, hogy pontosan milyen készségbeli hiányosságokról van szó. Ezek az információk segítségül szolgálnak, hogy a vállalat sikeréhez mely kompetenciák megszerzésére vagy fejlesztésére kell hangsúlyt fektetni.

A cégeknél legtöbbször kihívást jelent a nyugdíjhoz közeledő kollégák és egyben az ő szaktudásuk és tehetségük pótlása. Új alkalmazottat kell felvenni? Vagy a jelenlegi munkaerők körében már megvan hozzá a megfelelő személy? Esetleg csak egy továbbképzésre lenne szüksége? Akármi legyen is a megoldás, a stratégiai humán erőforrás tervezéssel előre felkészülhet a szervezet a kilépő alkalmazottak pótlására.

Egy alkalmazott hirtelen távozása a cégtől a produktivitás rovására is mehet. Ezért szükség van olyan hosszú távú toborzási stratégia kialakítására, ami képes felkészülni az előre nem látható és akár azonnali felmondások kezelésére. Vállalaton belül így minden pozícióban számon tartható a hiány pótlására szükséges készség. Ezáltal egy ember kiesése esetén azonnal tudni lehet ki az, aki a végső megoldásig az adott személyt ideiglenesen pótolhatja.

A hosszú távú toborzási stratégia nagy mértékben fókuszba helyezi a belső toborzást is. Ez ezért nagyon jó, mert amellett, hogy anyagilag kedvezőbb megoldást jelent, arra motiválja az alkalmazottakat, hogy fejlesszék magukat az előrelépési lehetőségük érdekében.

A stratégiai munkaerő-tervezéshez szükség van a szervezet víziójára. Hol szeretne tartani a vállalat 5-10 év múlva? Mit akar elérni? Ehhez milyen készségek szükségesek az egyes részlegeken?

Fontos, hogy a stratégiai lépések megtervezésében minden érdekelt személy részt vegyen, a vezetőség, a HR, a pénzügy, stb.

Van néhány kérdés, ami segít meghatározni az üzleti statégiát:

• Milyen jövőbeli célokat szeretne elérni a vállalat?
• Milyen lépéseket kell megtenni ennek érdekében?
• Mi az, amit abba kell hagyni, folytatni vagy épp elkezdeni kell?
• Mi az, amit jobbá kell tenni a célok érdekében?
• Ehhez milyen kompetenciák szükségesek?

A tehetségelemzés az egyik legfontosabb lépés a munkaerő tervezésben. Ez nagyon hasznos, mivel így rálátást kap a cég az aktuális humán erőforrás összetételére, adataira és a karrierjük alakulására.

Fel kell térképezni, hogy a külünböző munkakörökben milyen munkaerők vannak, és hogy ezek az emberek egyenként milyen készségekkel rendelkeznek.

Meghatározható a tehetségek

• minősége, vagyis, hogy a jelenlegi alkalmazottak hogyan teljesítenek. Milyen kompetenciával rendelkeznek? Megfelelnek-e az üzleti stratégiának? Hozzá tudják-e segíteni a céget a jövőkép megteremtéséhez?
• mennyisége, azaz, hogy jelenleg hányan vannak a cégnél, szükség van-e plusz emberek felvételére vagy a jelenlegiek lecselérése, esetleg előléptetésére.

Az emberi erőforrások feltérképezése után könnyen elkészíthető egy készséghiány elemzés. Ezáltal előre látható, hogy már most milyen képességekre van szükség vagy a közeljövőben melyeket kell pótolni (pl. nyugdíjba vonulás esetén). Illetve, hogy ezek hogyan oldhatók meg. Új munkaerő felvétellel vagy a meglévők továbbképzésével?

A készségeknél kritikus kérdést jelent a digitalizáció és a technológia rohamos fejlődése. Ezért ezt mindenképpen szem előtt kell tartani, hiszen egy cég csakis ezekkel lépést tartva maradhat versenyben. Ehhez pedig hozzáértő emberekre van szükség.

Egy humán erőforrás gazdálkodási terv elkészítése nem egy egyszerű feladat. Éppen ezért tanácsos szakember segítségét kérni, főleg, ha biztosra akarunk menni. Hiszen különböző fontos szempontokat kell figyelembe venni a készítés során és olyan tanácsokat, megoldási javaslatokat kaphatunk, amiket a stratégiai tervnél alkalmazni tudunk.

Az eddigi elemzések és stratégia kialakítása után el kell készíteni a cselekvési tervet, hogy miként lesz ennek megvalósítása. Figyelembe véve, mely kompetenciák hiánya jelentik a legnagyobb kockázatot a siker szempontjából, és ezek milyen intézkedéseket igényelnek. Érdemes akár többféle forgatönyvre is felkészülni, mivel bármilyen váratlan vállalaton belüli vagy vis maior esemény bekövetkezhet. Külső kockázati tényezőket jelenthetnek a gazdasági, politikai, jogszabályi vagy munkaerő-piaci változások, iparági trendek vagy a technológia, az automatizáció fejlődése is.

Ahhoz, hogy a szervezet elérje a kitűzött célját, lehetséges, hogy ez bizonyos új megoldások és készségek szükségletéhez vezet. Ez hatást gyakorolhat a vállalati kultúrára is, ami ugyanúgy változik és fejődik, mint az emberi erőforrás. A tervezés során tanácsos figyelembe venni, hogy a szervezeti kultúra milyen irányba fejlődjön és milyen alapértékeket őrizzen meg.

Nem maradt más hátra, mint a terv végrahajtása. Itt viszont fontos odafigyelni arra, hogy ezzel a folyamat nem ér véget. Mivel az üzleti környzetben folyamatos változások mennek végbe, ezért naprakésznek kell lenni. Csakis olyan humán erőforrás tervvel lehet megfelelő munkerőt biztosítani, amelyik alkalmazkodni tud a változásokhoz.

Egy stratégiai munkaerő terv megléte komoly versenyelőnyhöz juttathatja a vállalatokat. Főleg azokat, akik akár több száz főt foglalkoztatnak. Javítja az eredményeket, hozzásegít a sikerhez, oprtimalizálja a költségeket és nem utolsó sorban felkészülten áll a változásokkal szemben.

Mindezt egy egyszerű munkaerő tervezéssel nem lehet elérni, amely csak rövid távon képes gondolkodni és figyelmen kívül hagyja a külső és belső kockázati tényezőket.

Szerző: Pataki-Magyar Gabriella