50 évig kell megőrizni a munkaügyi dokumentumokat?
5 perc olvasási idő
Utoljára frissítve: 2022.03.01
Written by M. Aurél
2020.04.16.
Kevés az a foglalkoztató és munkaügyes aki pontosan tudja a választ. Az új törvénymódosítások alapján már van olyan dokumentum, amelyet akár 54 évig is tárolnod kell. Ebben a bejegyzésben megmutatjuk neked, milyen dokumentumokat és meddig kell megőrizni. Tarts velünk most:
Te tudod hány évig kell a dokumentumokat tárolnod? A legtöbben 3-7, valamint 50 évet válaszolnak erre a kérdésre. Ha viszont feltesszük azt a kérdést is, hogy: Tudod-e melyik dokumentumokat kell megőrizni? -akkor sokkal bizonytalanabb a válasz.
Ennek az az oka, hogy egyrészt több törvény is rendelkezik arról, hogy munkaadóként mely iratokat kell megőrizned. Ha ez pusztán csak egy kvíz lenne akkor jót is derülhetnénk ezen, de a valóság az, hogyha valamelyik dokumentumot bekérik tőled és azt munkaadóként
Te nem tudod bemutatni akkor annak jogi vonzata is van. Sőt, akár büntetés is származhat belőle.
A legfrissebb törvényváltoztatások alapján most már 54 évre tolódik ki egyes iratok esetén ez az idő. Ez a fél emberöltő pedig hosszú idő. Itt az ideje, hogy tiszta vizet öntsünk a pohárba és átnézzük mi szükséges az archiváláshoz.
Ebben a bejegyzésben a következőkről lesz szó:
- Ki köteles megőrizni a munkaügyi dokumentumokat?
- Kinek a munkaügyi dokumentumait kell megőrizned?
- Milyen dokumentumokat kell megőrizni?
- Meddig kell megőrizni a munkaügyi dokumentumokat?
- Miért kell megőrizni a dokumentumokat?
- GDPR és a magyar jogszabályok az adattárolásban.
- Mit tehetsz, ha hiányoznak a dokumentumaid?
Ki köteles megőrizni a munkaügyi dokumentumokat?
A törvények alapján a munkaviszony létesítéséhez szükség van egy Foglalkoztatóra és egy Foglalkoztatottra. Köztük létesül a munkaviszony. A Foglalkoztató munkát ad és cserébe bért vagy ellenszolgáltatást fizet a Foglalkoztatott számára. A ’hogyan’-ról a Munka törvénykönyve rendelkezik. Ha Te munkavállalókat alkalmazol akkor kötelességed a Foglalkoztatottak számos iratát megőrizni, amelyek a munkaügyi folyamatokhoz szükségesek. A Foglalkoztatottak meghatározása sokkal szélesebb, mint azt elsőre gondolnád.
A társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről:
4. § E törvény alkalmazásában:
a) Foglalkoztató:
1. * bármely jogi és természetes személy, egyéni vállalkozó, egyéb szervezet, költségvetés alapján gazdálkodó szerv, bármely személyi egyesülés, ha biztosítottat foglalkoztat,
2. * a szakképzésről szóló törvényben meghatározott tanulószerződés alapján szakképző iskolai tanulmányokat folytató tanuló esetén a tanulószerződés megkötésére jogosult szervezet,
3. társas vállalkozó esetén a társas vállalkozás,
4. * az álláskeresési járadékban, keresetpótló juttatásban, vállalkozói járadékban, valamint munkanélküli-járadékban, álláskeresést ösztönző juttatásban, nyugdíj előtti álláskeresési segélyben (a továbbiakban együtt: álláskeresési támogatás) részesülő, biztosítottnak minősülő személy esetén az ellátást folyósító szerv,
5. * a gyermekgondozást segítő ellátásban, a gyermekgondozási segélyben, a gyermekgondozási díjban, a gyermeknevelési támogatásban, a gyermekek otthongondozási díjában és az ápolási díjban részesülő személyek esetében a segélyt, a támogatást, illetve a díjat folyósító szerv,
6. * a kincstár számfejtési körében a helyi önkormányzatok nettó finanszírozásának hatálya alá tartozó munkáltatók esetében a járulék megállapításával, bevallásával, megfizetésével, a nyilvántartással és adatszolgáltatással, valamint a biztosítottak bejelentésével összefüggő, az e törvényben és az az adóigazgatási rendtartásról szóló törvényben (a továbbiakban: Air.), az adózás rendjéről szóló törvényben (a továbbiakban: Art.), ezek végrehajtására szolgáló rendeletben, valamint az adóhatóság által foganatosítandó végrehajtási eljárásokról szóló törvényben (a továbbiakban: Avt.) előírt kötelezettségek tekintetében a kincstár,
7. * a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) XVI. fejezete szerinti munkavégzés esetén – ha jogszabály másként nem rendelkezik – a kölcsönbeadó,
8. * több munkáltatóval létesített munkaviszony (Mt. 195. §) esetén az Art.-ben meghatározott munkáltató,
9. * a rendvédelmi egészségkárosodási keresetkiegészítésben vagy rendvédelmi egészségkárosodási járadékban részesülő személy esetében a rendvédelmi feladatokat ellátó szerv, valamint a honvédelmi egészségkárosodási keresetkiegészítésben vagy honvédelmi egészségkárosodási járadékban részesülő személy esetében az ellátást megállapító honvédségi szervezet vagy a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat,
10. * a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény szerinti fejlesztési jogviszony keretében fejlesztési foglalkoztatási díjat folyósító fejlesztő foglalkoztatást nyújtó szolgáltató, intézmény.
56/A. § * (1) * A magyar jogszabályok szerint bejegyzésre nem kötelezett külföldi foglalkoztató (a továbbiakban: külföldi vállalkozás) javára biztosítási kötelezettséggel járó jogviszony keretében munkát végző foglalkoztatott részére kifizetett járulékalapot képező jövedelem alapulvételével a külföldi vállalkozás a 19. § (2)-(3) bekezdéseiben meghatározott nyugdíjjárulékot, valamint egészségbiztosítási- és munkaerő-piaci járulékot állapít meg és von le.
Kinek a munkaügyi dokumentumait kell megőrizned?
A válasz erre egészen egyszerű hiszen a Foglalkoztatottét vagy másnéven a munkavállalóid munkaügyi dokumentumait kell megőrizned.
i) Foglalkoztatott: aki nem minősül egyéni, illetve társas vállalkozónak és foglalkoztatója biztosítással járó jogviszony keretében foglalkoztatja.
Milyen dokumentumokat kell megőrizni?
A munkaügyi iratok egész sorát kell a hatóságok számára megőrizned. Először megnézzük melyek ezek aztán egy táblázatba szedve megmutatjuk meddig kell őket megőrizni. A munkabérrel kapcsolatos dokumentumokat a munkaügyi és a társadalombiztosítási hatóságok is elkérhetik hiszen a munkavállalók nyugdíjszámításaihoz szükség van rájuk. A nyugdíjmegállapításhoz pedig a 2018 december 28-án életbe lépett törvény miatt már akár 50 évig is megőrzésre szorulnak. Lássuk melyek ezek!
1. Bérrel kapcsolatos elszámlások
Minden bérrel kapcsolatos elszámolást érdemes archiválnod, hiszen a munkaügyi hatóság és a NAV is bekérheti őket. A Munka törvénykönyve a következő, megőrzési időt írja elő:
286. § (1) A munkajogi igény három év alatt évül el.
2. Biztosítottak nyilvántartásba vételi igazolás
Szükség van egy biztosítottak nyilvántartásba vételi igazolásra melyet tárolnod kell. Ez az irat akkor keletkezik amikor a munkavállalót felveszed és bérnyilvántartásba rögzíted az adatait a későbbi elszámolásokhoz.
A foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek. A nyilvántartásba vétel elmulasztása miatt a foglalkoztatót az Art. szerint megállapítható mulasztási bírság – a nyilvántartásba nem vett személyenként – terheli.
3. Bérkarton
Ezt a dokumentum a munkavállalás ideje alatt keletkezik. Célja, hogy rögzítse a jövedelem adatokat havi és éves bontásban. Tartalmazza a kifizetéseket és a levonásokat is a munkavállaókra vetítve. A bérkartonok áttekinthetővé teszik a jövedelem kifizetéseket a munkáltató számára és ellenőrzés során is kiindulási alapot jelentenek.
Így néz ki egy bérkarton
4. Munkaügyi dokumentumok
Munkáltatói jövedelmigazolás – Ezt a dokumentumot a munkavállaló számára állítod ki az adóbevallásához de igazolja a munkabér kifizetéseidet is.
Adókedvezmény igazolás – Szintén a munkavállaló számára állítod ki és a vállalatod kifizetéseinél igazoló dokumentum.
Orvosi igazolások – Az orvosi igazolások akkor fontosak, ha a munkabér elszámolásával kapcsolatosak. Ilyen lehet a fogyatékosság vagy a terhesség.
5. Ezeket a dokumentumokat célszerű megőrizned
Vannak olyan iratok amelyeket ugyan nem kötelező a törvény által archiválni munkáltatóként de a tapasztalatunk az a Munkaügyi Fórumnál, hogy későbbi revíziók és vitás esetekben kulcsszerepet kapnak amiért később nagyon hálás leszel. Az alábbi dokumentumokat ajánlott három évig tárolnod a munkavállaló kilépése után:
- munkaszerződés
- kötelező tájékoztató
- munkabér változtatással kapcsolatos munkaszerződés modosításokat
- pótszabadság nyilatkozatokat
- szabadság nyilvántartásokat
- munkaidő nyilvántartásokat
- munkaidő beosztásokat (egyenlőtlen munkaidő beosztás esetén)
Hangsúlyozzuk, hogy ezek a dokumentumok munkaügyi bíróságon pereskedés során vagy ellenőrzésen jól jönnek amikor bizonyítanod kell, hogy mindent megtettél a szabályos ügyvitelért.
Egyéb iratok érdekességképen
A bejegyzésünkben csak a munkaügyi vonatkozású iratokkal foglalkozunk, de a vállalalt életében még rengeteg adminisztratív irat keletkezik és elég sok mindent kell megőrizni. A számviteli törvény alapján a következő dokumentumokat kell megőrizned, amelyek nem szorosan, de kapcsolódnak a munkaügyhöz is. Erről a Számviteli törvény vagy szakszerűbben a 2000. évi C. törvény 169. § (1) nyilatkozik. Az iratokat 8 évig kell megőrizned. Pl; Üzleti év beszámoló, Üzleti jelentés, Leltár, értékelés, Főkönyvi kivonat, Naplófőkönyv. Mindezek mellett még a vállalkozásodra számos jogszabály és rendelet vonatkozhat, amelyek külön meghatározzák, hogy milyen iratokat kell archiválnod. (Ha tudsz még példát írd meg nyugodtan az info@munkaugyiforum.hu-ra)
Meddig kell megőrizni a munkaügyi dokumentumokat?
Itt érkeztünk el a legfontosabb részhez. A drasztikus változásokat a nyugdíj törvény hozta. Ennek értelmében a nyugdíjkorhatárig kell a munkavállalód adatait megőrizned.
99/A. § * (1) A Tbj. 44. § (1) bekezdése szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.
44. § * (1) * A 4. § szerinti foglalkoztató, az egyéni vállalkozó, az őstermelő, valamint az 56/A. § szerinti munkavállaló, foglalkoztatott (a továbbiakban együtt: nyilvántartásra kötelezett) kötelesek a jogszabályban meghatározott nyilvántartás vezetésére és az Art.-ban meghatározott adatokról a bevallásukban adatszolgáltatás teljesítésére.
Tehát a Nyugdíj törvény módosítása alapján az öregségi nyugdíjkorhatárig kell a legtöbb iratot megőrizned!
Példák a megőrzésre :
Tegyük fel, hogy most 2019-ben alkalmazol egy 18 éves pályakezdő munkavállalót. Az ő dokumentumait 2069-ig kell megőrizned a jelenlegi nyugdíjazásának korhatáráig.
Ha a munkavállalód 1945-ben született akkor az ő iratait még öt évig kell megőrizned.
Ha viszont diákmunkást alkalmazol, aki 2019-ban 16 éves akkor 55 évig azaz 2074-ig kell megőrizned a dokumentumokat.
Vajon lesznek repülő autók addig vagy eljutunk a marsra? A kérdés költői, de az biztos, hogy a hatóságok viszont elkérhetik a munkaügyi iratokat tőled.
Miért kell megőrizni a dokumentumokat?
Ahány munkaügyi dokumentum annyi féle oka van az előírásoknak. A nyugdíjak számítása esetén például a szolgálati idő és a szolgálati idő alatt kapott jövedelem a mérvadó amennyiben egy munkavállalód nyugdíjba vonul. Ahhoz, hogy ki tudják számítani a pontos nyugdíját visszamenőleg minden munkahelyéről be kell kérni a munkabérét és a bejelentettségét igazoló dokumentumokat.
A munkaügyi jellegű dokumentumok 3 -7 éve esetén a későbbi ellenőrzések az alapjai annak, hogy ezeket a dokumentumokat tárolnod kell. Itt nem csak a cég ellenőrzésére hanem akár a munkavállaló ellenőrzése is szóba jöhet.
Az adózáshoz szükséges dokumentumok pedig egy későbbi revízió és vagyonosodás vizsgálat során szükségesek a hatóság számára.
Utóbbiak esetén a megőrzés ideje megegyezik az elévülési idővel. Ha ugyanis egy eset elévül akkor szükségtelen tovább tárolni az adatokat.
GDPR és a magyar jogszabályok az adattárolásban
Gyakran fut be Munkaügyi Fórumra az a kérdés, hogy az adatvédelmi és info törvények, hogyan befolyásolják a munkaügyi dokumentumok megőrzését? Hiszen a GDPR határozottan rendelkezik arról, hogy a munkavállalók adatokat csak egy célból és egy ideig kezelheted.
Szeretnénk eloszlatni egy tévhitet, ami futótűzként terjed az interneten. Sok adat van amelyet egy évnél tovább nem célszerű tárolni és meg kell semmisíteni de a munkaügyi nyilvántartás adatai nem ilyenek. Az adatvédelmi irányelvek és a tagállam helyi törvények ugyanis harmonizálnak. Lefordítva a munkaügyre, adóra, tb-re vonatkozó magyar törvények érvényesek elsősorban és utána az irányelvek.
Tehát, ha az Mt. szerint egyes dokumentumokat 3 évig kell megőrizned akkor az adatvédelmi tájékoztatódban kell erre a dátumra az adatkezelés időtartamát változtatnod és nem pedig fordítva. A munkaügy és a GDPR viszonyáról bővebben itt olvashatsz.
Mit tehetsz, ha hiányoznak a dokumentumaid?
Elég hosszú a lista és az évek szállnak. A legjobb amit tehetsz, ha ezek az iratok nincsenek meg, hogy megelőzöd a bajt és mostantól kezdve külön figyelsz a dokumentumok archiválására, tárolására és arra, hogy valóban bekerüljenek egy nyilvántartásba. Fontos tudni, hogy korábban kevés hír jött dokumentum vesztési ügyből bekövetkezett büntetésre, de a hatóságok most már kevésbé lesznek elnézőek.
Ha megtörtént az az eset, hogy nem találjátok egy vagy több munkavállaló összes archiválandó dokumentumát a hatóság kérésére akkor az együttműködés a legfontosabb. Egyrészt a hatóságok megkérnek, hogy tegyél meg mindent a felderítés érdekében vagy pedig arra, hogy más iratokat is nyújts be, amelyekből lehet következtetni a hiányos iratokra.
Dokumentum tárolása korszerű módon
A szó elszáll az írás marad, ahogy a mondás tartja, de ahogy látod a több tíz éves távlat az iratmegőrzés esetében bizony komoly károkat tud okozni a hagyományos papír alapú dokumentumok esetén. Elég egy kicsit több pára vagy fény és akár egy éve alatt is elenyészik a papír vagy összefolyik a tinta. A CD-n való tárolásnak is megvannak a maga korlátai, hiszen egy speciális CD nagyjából 6 évig képes hordozni a rajta tárolt iratokat utána sajnos elkezd az anyaga bomlani. A hagyományos winchesterek esetén pedig 10-15 évvel számolhatunk maximum, de közben mindig ott a lehetőség, hogy elromoljon a háttértároló. A legkorszerűbb megoldást jelenleg a felhőalapú tárolás jelenti. Ebben az esetben a digitalizált iratok egy távoli biztonságos szerveren vannak, de baj esetén a szerverek másolják a tartalmukat hasonló biztonságos szervereknek így garantáltan mindig megtalálható lesz az adat. Ami még fontos azonnal hozzáférhető szinte bárhonnan ahol van internet. Ajánlom figyelmedbe az OLM Rendszer DOKUMENTUM kezelő modulját, ahol garantáltan papírmentes, azonnal hozzáférhető és digitális aláírással ellátott korszerű iratkezelésre nyílik lehetőséged. Tudj meg többet itt.
Folytassa munkaügyes, cégvezető, bérszámfejtő…
Ebben a bejegyzésben a lehető legalaposabban szedtük össze a megőrzésre szoruló dokumentumok leltárját, de mindig vannak kivételek. Ezért kedves olvasó arra kérünk, hogy amennyiben egészíteni kellene a tudnivalók sorát akkor ne habozz és írd meg nekünk az info@munkaugyiforum.hu email címre vagy akár a Facebookon LinkedIn-en! A terveink szerint a bejegyzést folyamatosan frissítjük a tudnivalókkal és a jövőbeni jogszabály változásokkal.
Köszönjük, hogy elolvastad bejegyzésünket oszd meg másokkal is!
