2023.11.15.
Written by M. Aurél
Az elektronikus aláírás egy olyan hozzáadott értéket képvisel a vállalatban, amit a munkavállalók is menőnek gondolnak. Valójában ez egy kriptográfiai eljárás, ami a hagyományos, papír alapú dokumentummal egyenértékű, és ami jelentősen csökkenti az adminisztratív és postai költségeket.
Mindezt és még sok más hasznos információt tudhattunk meg a HR Terasz harmadik adásában, amelynek témája az „elektronikus aláírás a gyakorlatban” volt. És akik a beszélgetésben részt vettek:
- dr. Blaski Judit (EMEA HR Director, Support Services Group Europe Zrt.)
- Szabó Flóra (IT technológia vezető, WHC)
- Fata László (juttatási szakértő, az esemény moderátora).
Miért olyan hasznos az elektronikus aláírás egy cégben?
Az e-aláírás bevezetése egy vállalat számára nem csupán modernizációt jelent, hanem hatékonyabb és rugalmasabb üzleti folyamatok kialakítását is lehetővé teszi.
Ahogy ezt Szabó Flóra is elmondta, hogy nem csupán egy applikációról van szó, hanem egy teljesen új munkaügyi folyamatról, amibe automatizmusokat lehet beépíteni. És amit még kiemelt, hogy mennyire kényelmes a munkavállalóknak az, hogy nem kell megőrizni papír alapon a dokumentumaikat.
Hiszen az elektronikus aláírás jelentősen csökkenti a papírmunkát, ami nem csak környezetbarát, de lényeges költségmegtakarítás is érhető el vele, amiről Flóra így nyilatkozott:
„…hogyha azt összeadjuk, hogy a papír, a nyomtató karbantartás, a nyomtató festék, a postázások, a raktározáson keresztül, szóval tényleg közel a felére tehető a költsége az elektronikus aláírásnak a hagyományos úthoz. Úgyhogy azt hiszem, hogy az egyik legnagyobb előnye így üzletileg, gazdaságilag mindenképpen ez az elektronikus aláírásnak.”
De meg kell említenünk az időhatékonyságot is, mert az e-aláírás lehetővé teszi a dokumentumok gyors és online aláírását anélkül, hogy a feleknek személyesen jelen kellene lenniük. Ezt dr. Blaski Judit egy mondatban tökéletesen reprezentálta: „Az, hogy a strandon alá tudok írni egy dokumentumot, az a mennyország.”
Majd hozzátette, hogy aki a HR rutinban benne van, annak hihetetlenül nagy könnyebbséget jelent ez a mindennapi munkájában.
Azt is mindketten elmondták, hogy az ilyen formában aláírt dokumentumok ugyanolyan érvényesek és biztonságosak, mint a hagyományos verzió.
Az e-aláírás integrációja a mindennapi munkafolyamatokba
Az elektronikus aláírás bevezetéséről kétféle tapasztalatot is megismerhettünk az adásban. Míg dr.Blaski Juditék cégébe 3 hét alatt sikerült bevezetni az új módszert, és ez idő alatt már 400 aláírt munkaszerződésük volt a rendszerbe, addig Szabó Flóráéknál a teljes integrálás legalább fél évet vett igénybe, mire minden területük átállt az e-aláírásra.
Mindkét esetben a bevezetés során ütköztek némi dolgozói ellenállásba, hiszen az elektronikus aláírás mindenki számára új volt. A hölgyek viszont elmondták, hogy ilyenkor nagyon fontos, hogy türelmesek, segítőkészek és megértőek legyünk a munkavállalókkal és vegyük figyelembe a generációs különbségeket is. Mert csak így lehet a helyzetet megfelelőn kezelni és hatékony megoldást találni a felmerülő aggályokra és problémákra.
A nehézségekkel is számolni kell
Bár rengeteg pozitív hozadéka van az elektronikus aláírásnak, mégis tartogat kihívásokat.
A meghívott vendégek szerint ilyen – a már előbb említett – dolgozói ellenállás is, ami dr. Blaski Judit szerint a digitális készségekkel van összefüggésben. Hiszen minél hozzáértőbb egy kolléga, minél gyakorlottabban használja az internet és a technológia adta lehetőségeket, annál lelkesebben áll egy ilyen dologhoz. Ellentétben azokkal, akik erre nem nyitottak. Az ő esetükben fontos, hogy minden támogatást megkapjanak a vezetőktől és a rendszert már elsajátító kollégáktól.
Szabó Flóráék nehézségként élték meg az úttörő szerepét, mert 6 évvel ezelőtt még az elsők között voltak hazánkban, akik bevezették az elektronikus aláírást a több ezer főt foglalkoztató cégükbe. De például kihívásként említette még a lassú szoftver fejlesztéseket, amely több cég munkájának összehangolásánál kellemetlenségeket tud okozni.
Azonban minden nehézség ellenére dr. Blaski Judit eloszlatta a kétségeket, amikor így fogalmazott:
„Ahol bárki attól tart, hogy valamilyen nehézség gátolja azt, hogy ez kiterjessze a szervezetben, ott a támogatás és a kommunikáció az, amivel ezt gyorsan lehet orvosolni. …. Tényleg azt kell mondjam, hogy egyáltalán nincsen ma már problémánk, hál’ Istennek ezzel, és nagyon boldogan használjuk.”
Az HR Terasz eseményén hallott információk alapján kijelenthetjük, hogy az e-aláírás nem csupán egy modern technológia, hanem a hatékony üzleti folyamatok alapja. Nézd vissza a teljes adást, amiben valós tapasztalatokon és gyakorlati példákon keresztül ismerheted meg az elektronikus aláírás hozzáadott értékét.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
