Akinek már volt munkaügyi ellenőrzése annak a válasz forintban mérhetően kézenfekvő lehet, de ennél azért jóval többről van szó. Tégy velem egy munkaügyi kalandozást, hogy megtudd miért is van szükség ezekre a dokumentumokra.

Az első kérdés, hogy a jelenléti ív mire szolgálhatott és hogy lett belőle munkaügyi nyilvántartás. Az igény arra, hogy egy adott munkaterületen vagy munkahelyen tudják kik vannak jelen-már elég korán megmutatkozott.

Míg egy mamut vadászat esetén a törzsfőnök szemrevételezéssel felmérhette, hogy kik vannak a vadászaton (bár lehet, hogy a mamut láttán sokan szétszéledhettek a közös munka közben) addig már a piramisok építésénél sok száz ember dolgát kellett összehangolni, hogy a nehéz sziklák a helyükre kerüljenek, bizony tudni kellett, hogy minden rabszolga a helyén van.  A Római légióban is számon tartották, hogy ki áll a csatasorban az ütközet megkezdése előtt. Ebből jól látjuk, hogy a jelenléti ív mindig is egy kontroll funkciót töltött be és egyben a vezetőnek segített átlátni a beosztottakat akár az iskolában a hetes reggeli létszámjelentésénél.

A fizetség és a bér megjelenésével azonban a munkavállaló érdekeit is szolgálta, hiszen ez a papír, papírusz, kőtábla, cseréptábla, rovátka a keresztfán vagy akármin nyilvántartott dokumentum megmutatta, hogy milyen ledolgozott időért jár a bér.

Ez a kis történelmi kitekintés azért kellett, hogy megértsd mire is szolgál a munkaügyek két leghasználtabb dokumentuma. Ma már minden munkaadónak kötelező munkaügyi nyilvántartást vezetni és jelenléti ívet használni.

A kettő nem egy és ugyanaz. A jelenléti íven egy érkezés és egy távozás van jobb esetben. A munkaügyi nyilvántartáson viszont a munkaidő kezdete és vége szerepel. Ha valaki előbb érkezik az nem feltétlenül jelenti azt, hogy korábban kezdte meg a munkát. Lehet csak éppen átöltözik, kávézik stb. A korábbi távozás pedig nem feltétlen jelent sűrűbb munkát.

A munkaidő nyilvántartás legfontosabb követelményei a naprakészség és az ellenőrizhetőség. Utóbbi azt jelenti, hogy ugyanazt látja a munkáltató és a munkavállaló és adott esetben a hatóságok. Mert nem mindegy, hogy hánykor kellett volna végezni vagy a munkáltatónak az, hogy túlórázott-e vagy sem.

A naprakészség pedig azt jelenti, hogyha most azonnal ránézünk a nyilvántartásodra akkor a mai napon valóban azok az emberek szerepelnek, akiknek ott kell lennie és valóban azok a munkaidő kezdetek és végek szerepelnek-e rajta, amiket beütemeztünk. Tehát nincs olyan, hogy majd utólag kitöltjük és olyan sincs, hogy előre elkészítjük. (ne keverjük össze a beosztással) Ezek mind a munkáltató mind a munkavállalónak adnak félreértésekre okot.

További követelmények a hitelesség teljesség és valóság, hiszen akár hivatalos okiratként is tekinthetünk rá, amelyről a bérszámfejtés készül. Ez is érdeke (lenne) mind a két oldalnak hiszen a bérszámfejtés ezen adatok alapján történik meg. A munkáltató mondhatja, hogy.: ,,Ha valakinek hiányzik az órája a papíron akkor valóban dolgozott-e akkor tehát jár az apanázs? Higgyek neki?” A munkáltató részéről meg: ,,Valóban bent maradjak tíz órát, ha csak négyre lettem beírva? Ebben az üzemben úgysem veszi észre senki, ha eltűnök a tömegben a kijárat felé.”

Tudom, hogy a gyakorlat a valóságban eltér de ebben a bejegyzésnek csak annyi volt a célja, hogy megmutassa miért is alakult ki a munkaügyi nyilvántartás és a jelenléti ív. Az is nyilvánvaló, hogy a két fenti példa sarkított de rávilágít arra, hogy mi is lenne a célja a munkaügyi nyilvántartásnak.

Ha már itt tartunk. Te hogyan vezeted a munkaügyi nyilvántartásod? És biztos vagy benne, hogy jó a jelenléti íved?